Datenschutzerklärung

1Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die in dieser Erklärung beschrieben sind, ist:

Aventrue GmbH
Im Grafenstein 50
8408 Winterthur, Schweiz
UID CHE-187.496.299
Vertreten durch Thomas Schenkel, Geschäftsführer

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie uns an support@truedo.ch oder per Post an die obige Adresse. Nennen Sie uns bitte das betroffene Konto oder die betroffene Domain, damit wir Ihr Anliegen rasch zuordnen können.

Diese Erklärung gilt für die Websites truedo.ch und truedo.de, für die Web-App von Truedo, für Seiten und Kurse, die über Truedo unter Kundendomains laufen, und für unsere Schnittstellen einschliesslich des KI-Connectors.

2Wer wofür verantwortlich ist

Auf Truedo betreiben Coaches, Beraterinnen, Berater, Trainerinnen und Trainer (nachfolgend „Coaches") eigene Kurse, Landingpages, Terminbuchungen und E-Mail-Sequenzen. Für den Datenschutz gibt es deshalb zwei Rollen.

Truedo als Verantwortliche

Für unsere eigenen Websites, für die Konten und Abonnemente unserer Kundschaft, für die Abrechnung, den Support und unser eigenes Marketing entscheiden wir selbst über Zweck und Mittel. Dafür sind wir verantwortlich.

Truedo als Auftragsbearbeiterin

Wenn Sie an einem Kurs eines Coaches teilnehmen, eine Seite eines Coaches besuchen (auch unter dessen eigener Domain), einen Termin buchen, ein Angebot kaufen oder E-Mails eines Coaches erhalten, ist der jeweilige Coach für diese Daten verantwortlich. Wir bearbeiten sie nur in dessen Auftrag und nach dessen Weisung (Art. 9 DSG, Art. 28 DSGVO). Welche Daten der Coach erhebt und wofür, steht in dessen eigener Datenschutzerklärung. Anfragen zu diesen Daten richten Sie am besten direkt an den Coach. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihr Anliegen weiter.

Weitere Zwecke

Neben den Zwecken in den folgenden Abschnitten bearbeiten wir Personendaten auch, soweit es nötig ist, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, Missbrauch zu verhindern, unsere Systeme und unser Unternehmen zu schützen sowie im Rahmen eines Verkaufs oder einer Umstrukturierung unseres Unternehmens.

Rechtsgrundlagen nach DSGVO: Soweit die DSGVO anwendbar ist, nennen wir in jedem Abschnitt die Rechtsgrundlage. Das sind die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b), rechtliche Pflichten (lit. c), unsere berechtigten Interessen (lit. f) oder Ihre Einwilligung (lit. a).

3Besuch unserer Websites

Wenn Sie truedo.ch, truedo.de oder eine Seite auf der Plattform aufrufen, verarbeiten unsere Server automatisch die folgenden Daten:

• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse und die Seite, von der Sie kommen (Referrer)
• Browser, Betriebssystem und Gerätetyp (User Agent)
• Statuscode und übertragene Datenmenge

Wir brauchen diese Daten, um die Seiten auszuliefern, Störungen zu erkennen und Angriffe abzuwehren. Server-Protokolle löschen wir nach 30 Tagen. Einträge in unseren Fehlerprotokollen können zusätzlich IP-Adresse und Benutzername enthalten. Wir bewahren sie auf, solange wir sie zur Fehleranalyse und zur Sicherheit brauchen.

Schriftarten

Unsere Seiten laden die Schriften Roboto und Material Icons von Google Fonts. Dabei übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse an Google.

Eingebettete Inhalte

Coaches und wir können Videos, Karten, Kalender und andere Inhalte von Diensten wie YouTube, Vimeo, Loom, Wistia, Google Maps, Calendly, Spotify oder Canva einbetten. Sobald Sie eine Seite mit einem solchen Inhalt öffnen, verbindet sich Ihr Browser mit dem jeweiligen Anbieter. Dieser erhält dabei mindestens Ihre IP-Adresse und kann eigene Cookies setzen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

4Cookies, Analyse und Werbung

Cookies sind kleine Dateien, die Ihr Browser speichert. Ähnlich funktionieren der lokale Speicher und die Datenbank Ihres Browsers. Wir unterscheiden zwischen Speicherungen, die für den Betrieb nötig sind, und solchen, die wir nur mit Ihrer Einwilligung nutzen.

Notwendige Speicherungen

Analyse und Werbung auf truedo.ch und truedo.de

Auf unseren eigenen Websites verwalten wir Analyse- und Werbedienste mit dem Google Tag Manager. Der Tag Manager selbst lädt bei jedem Seitenaufruf und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse an Google. Er steuert die folgenden Dienste:

Einwilligung und Widerruf

Beim ersten Besuch fragt Sie unser Cookie-Banner nach Ihrer Einwilligung, getrennt nach optionalen Funktionen, Analyse und Werbung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Cookies für truedo.ch oder truedo.de in Ihrem Browser löschen. Beim nächsten Besuch erscheint das Banner wieder. Den Werbe-Cookies von Google und Meta können Sie zusätzlich in den Werbeeinstellungen Ihres Google- oder Meta-Kontos widersprechen.

Seiten von Coaches

Coaches können auf ihren eigenen Seiten einen eigenen Google Tag Manager einbinden und darüber weitere Dienste laden. Dafür ist der jeweilige Coach verantwortlich. Auskunft gibt dessen Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: notwendige Speicherungen auf Grund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f), Analyse und Werbung auf Grund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a).

5Konto, Testphase und Abonnement

Registrierung

Für ein Konto erheben wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als kryptografischen Hashwert. Zusätzlich speichern wir Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse der Registrierung sowie, falls vorhanden, den Empfehlungslink oder die Kampagne, über die Sie gekommen sind.

Für die kostenlose Testphase als Coach benötigen wir zusätzlich Ihre Mobilnummer. Wir senden Ihnen einen Code per SMS, um die Testphase zu aktivieren und Missbrauch zu verhindern.

Abonnement und Zahlung

Wenn Sie einen Plan abschliessen, speichern wir Plan, Laufzeit, Zahlungsstatus und Transaktionsnummern. Bezahlt wird über unseren Zahlungsdienstleister Payrexx. Ihre Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Payrexx ein, wir erhalten sie nicht. Belege und Buchungsdaten bewahren wir gemäss den gesetzlichen Pflichten auf.

Kundenbeziehung

Wenn Sie eine Testphase starten oder einen Plan abschliessen, legen wir Sie in unserem eigenen CRM als Kontakt an, mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Ort und gewähltem Plan. Das CRM betreiben wir selbst auf Servern in der Schweiz. Wir nutzen diese Angaben für das Onboarding, den Support und um Sie über Neuerungen bei Truedo zu informieren. Werbliche E-Mails können Sie jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an uns abbestellen.

Support

Wenn Sie uns schreiben oder einen Termin mit uns buchen, bearbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu beantworten. Für die Fehlersuche können wir, soweit nötig, Einblick in Ihr Konto nehmen.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: Vertrag und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Aufbewahrungspflichten (lit. c), berechtigtes Interesse an der Betreuung unserer Kundschaft und an Missbrauchsschutz (lit. f).

6Arbeiten mit der Plattform

Bei der Nutzung von Truedo entstehen Daten, die wir für Coaches und deren Teilnehmende speichern und verarbeiten:

• Inhalte von Coaches: Kurse, Seiten, Texte, Bilder, Videos, Dateien, Angebote, Domains, Verfügbarkeiten und Einstellungen
• Daten von Teilnehmenden: Name, E-Mail-Adresse, Antworten, Aufgaben, hochgeladene Dateien, Fortschritt im Kurs, gebuchte Termine, Käufe und Beiträge im Kursverlauf
• Kontakte und Leads: Angaben, die ein Coach in sein CRM aufnimmt oder über Formulare und Importe erhält
• Nutzungsprotokolle: Anmeldungen, Aktivitäten und IP-Adresse, damit wir Missbrauch erkennen und Supportfragen klären können

Daten von Teilnehmenden, Kontakten und Leads bearbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Coaches (siehe Abschnitt 2). Hochgeladene Kursmedien speichern wir bei Microsoft Azure in einem Rechenzentrum in Zürich.

Zahlungsplattform

Coaches verkaufen ihre Angebote über die Zahlungsplattform pay.truedo.ch, die Payrexx in unserem Auftrag betreibt. Bei der Einrichtung erfasst Payrexx Angaben zum Unternehmen, zur Identität und zur Bankverbindung des Coaches. Für die gesetzlich vorgeschriebene Identitätsprüfung, die Geldwäschereiabklärungen und die Zahlungsabwicklung bearbeiten Payrexx und die angebundenen Zahlungsdienstleister diese Angaben in eigener Verantwortung. Nach einem Kauf meldet Payrexx Truedo Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsstatus der kaufenden Person, damit Truedo den Zugang freischalten kann.

Anonymisierte Auswertungen

Wir werten die Nutzung von Truedo in anonymisierter und zusammengefasster Form aus, um Truedo weiterzuentwickeln und darzustellen. Aus diesen Auswertungen lassen sich keine Rückschlüsse auf einzelne Personen ziehen.

Terminbuchungen und Videogespräche

Wenn Sie einen Termin buchen, speichern wir Zeitpunkt, Teilnehmende und die Angaben aus dem Buchungsformular. Hat der Coach seinen Google-Kalender verbunden, trägt Truedo den Termin dort ein und erstellt bei Bedarf einen Google-Meet-Link. Das Videogespräch selbst läuft dann bei Google.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: Vertrag mit dem Coach (Art. 6 Abs. 1 lit. b), für Nutzungsprotokolle berechtigtes Interesse an Sicherheit und Support (lit. f). Für die Daten von Teilnehmenden bestimmt der Coach die Rechtsgrundlage.

7E-Mails, Push-Mitteilungen und SMS

E-Mails

System-E-Mails wie Bestätigungen, Passwortlinks und Benachrichtigungen aus Kursen versenden wir über Google Workspace mit dem Absender do-not-reply@truedo.de. Hat ein Coach sein eigenes Google-Konto verbunden, gehen Kursbenachrichtigungen und Sequenz-E-Mails über dieses Konto und tragen den Absender des Coaches.

Links in unseren E-Mails und Push-Mitteilungen enthalten eine Kennung. So sehen wir, ob eine Nachricht angeklickt wurde. Ob Sie eine E-Mail geöffnet haben, messen wir nicht. Jede Sequenz-E-Mail enthält einen Abmeldelink. Eine Abmeldung gilt für den jeweiligen Absender und bleibt bestehen, bis Sie sich selbst wieder anmelden. Adressen, die dauerhaft nicht zustellbar sind, sperren wir für den weiteren Versand.

Push-Mitteilungen

Push-Mitteilungen erhalten Sie nur, wenn Sie sie in Ihrem Browser erlauben. Wir speichern dafür die Geräteadresse, die Ihr Browser uns übergibt, die zugehörigen Schlüssel und den Browsertyp. Zugestellt werden die Mitteilungen über den Push-Dienst Ihres Browsers (zum Beispiel Google, Apple, Mozilla oder Microsoft). Der Inhalt ist dabei verschlüsselt. Sie können Push-Mitteilungen jederzeit in Truedo oder in Ihrem Browser abschalten.

SMS

Den Code zur Aktivierung der Testphase senden wir über GatewayAPI (OnlineCity ApS, Odense, Dänemark). Dabei übermitteln wir Ihre Mobilnummer und den Code.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b), für Push-Mitteilungen Ihre Einwilligung (lit. a), für die Klickmessung unser berechtigtes Interesse an zuverlässiger Zustellung (lit. f).

8Verbindungen zu Google und anderen Diensten

Einige Funktionen nutzen Dienste, die Sie als Coach selbst mit Truedo verbinden. Sie entscheiden, ob Sie eine Verbindung herstellen, und können sie jederzeit wieder trennen.

Google-Konto

Wenn Sie Ihr Google-Konto verbinden, erhält Truedo über die Google-Schnittstellen Zugriff im Umfang der Berechtigungen, die Sie auf dem Google-Zustimmungsbildschirm bestätigen:

• Google Calendar: Truedo liest die Termine des verbundenen Kalenders, um Ihre Verfügbarkeit zu berechnen, und speichert sie dafür in Truedo, einschliesslich Titel, Ort, Beschreibung und Gästen. Gebuchte Termine trägt Truedo ein, auf Wunsch mit Google-Meet-Link.
• Gmail: Truedo versendet E-Mails in Ihrem Namen und liest Ihre hinterlegten Absenderadressen.
• Google Drive: Truedo wandelt Office-Dateien aus Ihren Kursen in Google-Dokumente um und legt für Teilnehmende eigene Kopien an, die über einen Link geteilt werden.

Ohne eigenes Google-Konto legt Truedo diese Dokumente in einem Google-Workspace-Konto der Aventrue GmbH ab.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Truedo über Google-Schnittstellen erhält, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir verwenden diese Daten nur für die beschriebenen Funktionen, nicht für Werbung, und wir verkaufen sie nicht.

Postfach im CRM

Verbinden Sie ein E-Mail-Postfach mit dem CRM, liest Truedo Posteingang und gesendete Nachrichten, um die Kommunikation mit Ihren Kontakten im CRM anzuzeigen. Truedo erhält damit Lesezugriff auf das ganze Postfach.

Weitere Dienste

• MailerLite: Hat ein Coach sein MailerLite-Konto hinterlegt, übermittelt Truedo bei der Anmeldung zu einem Kurs Name, E-Mail-Adresse und die Angaben aus dem Anmeldeformular an die Liste des Coaches.
• Unsplash: Die Bildsuche im Editor fragt Unsplash direkt aus Ihrem Browser ab. Unsplash erhält dabei Ihre IP-Adresse und den Suchbegriff.
• Editor-Bibliotheken: Der Seiteneditor lädt Programmbibliotheken von jsDelivr, jQuery und BootstrapCDN. Diese Anbieter erhalten dabei die IP-Adresse der Person, die den Editor nutzt.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Für die Daten von Teilnehmenden und Kontakten bestimmt der Coach die Rechtsgrundlage.

9KI-Funktionen und KI-Connector

KI-Aufgaben in Kursen

Mit dem KI-Modul können Coaches Aufgaben in Kursen von einem KI-Agenten bearbeiten lassen. Der Agent läuft im eigenen Konto des Coaches bei Anthropic (Claude). Truedo übermittelt Anthropic dafür nur eine Auftragsnummer. Der Agent ruft danach über den Truedo-Connector die Inhalte ab, die er für die Aufgabe braucht, zum Beispiel Antworten und Dateien der betroffenen Teilnehmenden und die Kursinhalte, und schreibt sein Ergebnis zurück in den Kurs, je nach Einstellung des Coaches auch ohne vorherige Prüfung. Anthropic handelt dabei als Dienstleister des Coaches. Der Coach ist für diese Bearbeitung verantwortlich.

KI-Connector

Coaches können einen KI-Assistenten wie Claude mit ihrem Truedo-Konto verbinden. Bei der Verbindung wählen Sie, welche Berechtigungen der Assistent erhält, etwa zum Lesen oder Bearbeiten von Kursen, Teilnehmenden, Zahlungen oder CRM-Daten. Der Assistent kann dann im Umfang dieser Berechtigungen Daten aus Truedo abrufen und ändern. Diese Daten gelangen zum Anbieter des Assistenten, mit dem Sie einen eigenen Vertrag haben. Sie können die Verbindung jederzeit in Truedo trennen oder die Berechtigungen einschränken. Abgelaufene Anmeldeberechtigungen löschen wir nach 7 Tagen.

KI im Truedo-Team

Unser Team nutzt KI-Textfunktionen von OpenAI für die Erstellung eigener Inhalte. Für Entwicklung, Fehleranalyse und Support setzen wir KI-gestützte Werkzeuge von Anthropic ein. Dabei können im Einzelfall Personendaten aus unseren Systemen verarbeitet werden. Wir setzen diese Werkzeuge nur ein, soweit es für den jeweiligen Zweck nötig ist.

Rechtsgrundlage nach DSGVO: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b), für den Einsatz im Truedo-Team unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Entwicklung und Betreuung (lit. f).

10Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für die beschriebenen Zwecke nötig ist. Unsere Dienstleister bearbeiten die Daten in unserem Auftrag und sind vertraglich an den Datenschutz gebunden.

Dienste, die ein Coach selbst verbindet (eigenes Google-Konto, MailerLite, Anthropic für KI-Aufgaben, KI-Assistenten über den Connector, eigener Tag Manager), sind Dienstleister des Coaches. Dafür ist der Coach verantwortlich.

Darüber hinaus geben wir Daten an Behörden und Gerichte weiter, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind, sowie an unsere Treuhand und Rechtsberatung, soweit sie die Daten für ihren Auftrag brauchen. Wird Truedo ganz oder teilweise an ein anderes Unternehmen übertragen, können die Daten im Rahmen dieser Übertragung übergehen.

11Bekanntgabe ins Ausland

Die meisten Daten bearbeiten wir in der Schweiz und in der EU. Für die Staaten der EU und des EWR hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Wir übermitteln Daten in die USA nur, wenn der Empfänger nach dem Swiss-US Data Privacy Framework und dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder wenn wir mit ihm die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart haben, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) anerkennt. Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

12Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen, wie es das Gesetz verlangt oder wie wir ein berechtigtes Interesse daran haben, etwa zur Beweissicherung.

Wenn Teilnehmende aus einem Kurs entfernt werden, löscht Truedo deren Antworten und Dateien in diesem Kurs. Das Konto selbst bleibt bestehen, bis die Person seine Löschung verlangt. Gelöschte Daten verschwinden aus den Datensicherungen erst, wenn die jeweilige Sicherung abläuft.

13Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Verbindungen zu Truedo
• Passwörter nur als Hashwert gespeichert
• Verwaltungszugriff auf unsere Server nur über ein geschlossenes, verschlüsseltes Netz, ohne offene Verwaltungszugänge im Internet
• Zugangsschlüssel in einem gesicherten Schlüsseltresor statt im Programmcode
• laufende Datensicherung mit automatischer Prüfung der Sicherungskette
• Zugriff unseres Teams auf Kundendaten nur, soweit es für Betrieb und Support nötig ist

Hochgeladene Kursmedien liefern wir über Adressen aus, die eine zufällig erzeugte, 32-stellige Kennung enthalten. Diese Adressen lassen sich weder erraten noch auflisten, und Videos und Bilder laden so auch bei vielen gleichzeitigen Zugriffen schnell. Wer die Adresse einer Datei kennt, etwa weil jemand sie weitergegeben hat, kann die Datei auch ohne Anmeldung öffnen. Ob diese Form der Bereitstellung für ihre Unterlagen passt, entscheiden die Coaches.

Eine absolute Sicherheit kann niemand garantieren, auch wir nicht. Stellen wir eine Verletzung der Datensicherheit fest, die ein hohes Risiko für Sie mit sich bringt, informieren wir den EDÖB und, wo nötig, Sie selbst.

14Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie die folgenden Rechte:

Schreiben Sie uns dafür an support@truedo.ch. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen und können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Coaches bearbeiten, leiten wir es an den Coach weiter.

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Wenn Sie in der EU oder im EWR wohnen, können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes wenden.

15Weitere Hinweise

Minderjährige

Ein eigenes Konto bei Truedo können Personen ab 16 Jahren eröffnen. Wir bearbeiten nicht wissentlich Daten von jüngeren Kindern ohne Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertretung.

Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können sie jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.